長年コンピューターを使っている私たちは、今でもUSBドライブやハードドライブを問題なく利用しています。問題は、コンピューターが故障したり、USBドライブを紛失したり、外出先で急に書類が必要になったりしたときに発生します。そんな時にクラウドのことを思い出すのです。
しかし、意識していなくても、実際には私たちはほぼ毎日、気づかないうちにそれを利用しています。スマートフォンの写真、仕事の書類、一部のアプリのバックアップなどは、リモートサーバーに保存されています。幸いなことに、サブスクリプション料金を支払わずにファイルを保存できる無料のオプションがあります。ただし、すべてのプラットフォームが同じ条件を提供し、同じように情報を保護しているわけではありません。詳しくご説明しましょう。
クラウドとは一体何でしょうか？
専門用語は一旦忘れましょう。クラウドとは基本的に、他社が所有するコンピューターネットワークのことで、そこにファイルを保存できます。スマートフォンやパソコンにファイルを保存するだけでなく、必要な時に取り出せるように、リモートサーバーに送信するのです。
最大の利点は？ファイルが特定のデバイスに縛られなくなることです。パソコンでドキュメントを作成し、タブレットで編集した後、スマートフォンでアクセスすることも可能です。必要なのはインターネット接続とアカウントへのアクセスだけです。さらに、多くのサービスがファイルの自動同期に対応しています。あるデバイスでドキュメントを編集すれば、再アップロードすることなく、最新バージョンがすべてのデバイスで自動的に利用可能になります。
クラウドはセーフティネットとしても機能します。スマートフォンを紛失したり、ハードディスクが故障したりしても、オンラインに保存されたドキュメントは引き続き利用可能です。そして、私たちが蓄積する情報の量を考えると、予備のコピーを持っておくことは決して小さなことではありません。
無料でも十分ですか？それとも有料ですか？
どのように使用するかによります。PDF、文書、写真、小さなバックアップのみを保存するのであれば、無料アカウントで十分でしょう。
問題は、写真アルバム全体や高解像度ビデオをアップロードしたい場合に発生します。これらのコンテンツはすぐに利用可能な容量を消費し、ファイルの削除やストレージ容量の多いプランへのアップグレードを余儀なくされる可能性があります。
しかし、無料のギガバイト数だけに注目するべきではありません。選択する前に、以下の点も確認しておくと良いでしょう。
- 各ファイルに許可される最大サイズ。
- 対応デバイスおよびオペレーティングシステム。
- アカウントを非アクティブ状態にしておくとどうなりますか？
- 弊社の情報をダウンロードするためのオプションは以下のとおりです。
2つのプラットフォームは、同程度のストレージ容量を提供していても、全く異なるユーザー体験を提供する場合があります。そのため、すべてのファイルをアップロードする前に、利用規約をよく確認しておくことが重要です。
プライバシーも重要
インターネットにファイルをアップロードする際、私たちは自分の情報を第三者企業に委ねることになります。そのため、利用可能なストレージ容量に加えて、企業がどのようなセキュリティ対策を講じているか、そして企業自身が保存されたコンテンツにアクセスできるかどうかを確認する必要があります。ここでエンドツーエンド暗号化が重要になってきます。
このシステムは、デバイス上のファイルをサーバーに送信する前に保護します。ファイルを開くために必要な鍵を持っているのは、ユーザーと承認されたユーザーのみです。したがって、無料のクラウドストレージを探している場合は、使用されている暗号化の種類、プライバシーポリシー、そして自分のファイルに対する管理権限を確認することをお勧めします。
過度に心配する必要はありませんが、契約書、プライベートな写真、スキャンした身分証明書などをクラウドに保存してしまう可能性はあります。そのため、プライバシー保護を真剣に考えているプラットフォームを選ぶのが最善です。
クラウドは、私たちの唯一のコピーであってはならない。
クラウドは便利ではあるものの、万能ではありません。アカウントへのアクセスを失ったり、パスワードを忘れたり、誤ってファイルを削除してしまう可能性もあります。そのため、本当に重要な文書は複数の場所に保存しておくべきです。
コンピュータに1つ、外付けハードドライブに1つ、そしてクラウドに3つ目のコピーを保存しておけば、どれか1つが故障しても他のコピーが残ります。
また、長くて固有のパスワードを使用し、可能な限り二段階認証を有効にすべきです。単純なパスワードや繰り返し使用するパスワードでアカウントを保護している限り、プラットフォームが高度な暗号化システムを採用しても意味がありません。
では、利用する価値はあるのでしょうか？はい、特に複数のデバイスからファイルにアクセスしたい場合や、自宅以外の場所にコピーを保存しておきたい場合には、利用する価値があります。無料プランでも、文書、重要な写真、小規模なバックアップには十分でしょう。
しかし、無料ストレージ容量が最も多いサービスを選ぶべきではありません。プライバシー、暗号化、互換性も重要です。個人情報に関しては、より多くのコントロール権を持つことは常に良いことです。